Il faut faire la distinction dans un premier temps entre les archives physiques ; c’est-à-dire papier ; et la digitalisation des archives qui entre dans le cadre de la loi sur la transition numérique.
Dans les deux cas, la gestion des documents et des informations qu’ils contiennent peut être un vrai casse-tête pour un entrepreneur.
Entreprises : comment assurer la gestion de ses archives professionnelles sous format papier ?
Avant la création, la phase d’inscription de l’entreprise ne laisse aucunement présager de la foule de documents qu’elle sera amenée à recevoir ou encore à produire.
La première année, si l’activité fonctionne, cela peut être déjà des milliers de feuillets qu’il s’agit de gérer. Mais qu’entend-on alors par gestion des archives ?
Elles représentent l’histoire et la mémoire de la structure depuis sa création, sont les témoins de son évolution, de ses victoires et de ses erreurs et surtout, ont une valeur probatoire. Durant une certaine période, il est obligatoire de les conserver pour les produire à la demande, avant de pouvoir les détruire. Certains d’entre eux seront à conserver, même si l’entreprise venait à faire faillite.
Pour bien gérer ses archives, il faudrait déjà les mettre dans un endroit dédié, leur consacrer périodiquement du temps ; puisqu’il convient de les trier afin de supprimer les documents qui n’ont plus de valeur légale ; mais aussi d’intérêt pour la structure et son fonctionnement, ce qui sont deux choses bien distinctes.
Or, tout le monde ne dispose pas de mètres carrés à profusion pour entreposer ces milliers de documents, ni ne peut affirmer que l’environnement est sain pour le support papier qui est une matière fragile.
Qui contacter pour son archivage papier et dématérialisé ?
L’obligation de passer à des archives numérisées suppose un autre type de gestion. Si aucun tri et classement n’avait été fait des archives papier, on imagine la quantité de travail que cela peut représenter de s’en occuper après parfois des décennies d’inaction.
Or, la digitalisation des factures ne constituait que le début de la transition numérique pour gagner en rapidité et en productivité afin, au final, de rester compétitifs face aux autres entreprises européennes.
Comment faire si l’on manque de place pour ses archives papier et qu’il faut pourtant toutes les numériser pour répondre à la loi, tout en ayant peur de se tromper sur les documents à digitaliser et ceux qu’il est possible de supprimer ? Tout simplement en passant par une société d’archivage.
Mieux vaut les comparer car toutes ne proposent pas la prestation de la conservation d’archives papier. Cela consiste en le fait de leur confier ses archives pour qu’elles soient gardées dans un lieu aux conditions optimales tout en en ayant accès, à la demande. Cela permet à l’entrepreneur de gagner de la place, mais aussi d’espérer que ses documents soient surveillés et que les prestataires se chargent pour lui, de manière régulière, à leur récolement.
Avant cela, bien entendu, elles peuvent se charger de les numériser. Même si l’écriture est devenue moins lisible avec le temps et l’exposition à la lumière, même s’il s’agit de tailles de feuilles atypiques, s’il s’agit d’ailleurs non pas de papier mais de calque ; comme cela se fait dans certaines professions : elles possèdent des machines qui permettent d’augmenter le contraste pour que chaque document soit parfaitement lisible (obligation légale).
Bien entendu, tri oblige, elles ne numérisent que les archives qui se doivent de l’être et peuvent se charger de supprimer les autres. Cette action n’est pas anodine car il ne faut pas que les documents puissent être reconstitués pour que leur contenu soit exploité (données personnelles des clients, documents sensibles et financiers etc…).
Enfin, elles peuvent faire des actions de formation afin de guider les salariés pour qu’ils puissent prendre la relève et gérer les archives par la suite.